Інформаційно-аналітична робота (ІАР) — це визначення необхідної інформації, її пошук, систематизація, формування висновків і їх поширення.
Інформаційно-аналітична робота передбачає збирання, обробку та аналіз інформації для вирішення певних завдань. Це може бути дослідження будь-якої проблеми, вивчення ситуації на ринку, аналітичний розбір будь-якої компанії чи конкурентів.
ІАР охоплює весь процес створення аналітичної інформації, що складається з кількох етапів: організація збору та первинної обробки матеріалу, власне аналіз і вибіркове поширення інформації.
Аналіз — це встановлення взаємозв’язків між інтерпретованими фактами.
Аналіз включає узагальнення, спрощення, концентрацію й відбір.
Аналітик — це особа, що займається систематизацією розрізнених фактів, зіставленням однозначних або розділених у часі (чи за іншими параметрами) подій, роз’яснюючи їх і надаючи їм тлумачення.
Етапи ІАР:
• визначення необхідної інформації та напрямів її пошуку;
• збір інформації;
• первинна обробка інформації;
• аналіз (тобто встановлення причинно-наслідкових та інших зв’язків між фактами, явищами тощо);
• оцінка інформації та створення аналітичного продукту (відсівання несуттєвих фактів, сортування та визначення достовірності фактів і подій, формулювання висновків);
• дозоване поширення інформації (підготовка аналітичних записок і звітів). На цьому етапі пріоритетними є питання переконливості підготовленого документа, визначення рівнів доступу та вміння зацікавити особу (або організацію), якій направлено документ.
Перший і другий етапи називаються інформаційною роботою. У результаті інформаційної роботи структура отримує необхідний для розробки масив даних — інформаційний масив, який являє собою розрізнені відомості щодо питання, що цікавить.
Наступні етапи — це власне аналітична робота, у результаті якої інформаційний масив перетворюється на суворо доказовий продукт діяльності аналітика — висновок. Висновок має бути доказовим, перевірюваним, стислим і необхідним.
Функції та завдання ІАР
-
Збір випереджальної інформації для виявлення осіб і організацій, що спеціалізуються на посяганнях у сфері інтересів охоронюваного підприємства.
-
Відстеження оперативної обстановки, що виникає навколо охоронюваного підприємства, тобто фіксація подій і осіб, яка дає змогу виявити ознаки підготовки недружніх акцій.
-
Приховані методи розслідування: виявлення розкрадачів серед співробітників охоронюваного підприємства, відстеження каналів витоку конфіденційної інформації.
-
Створення системи взаємовідносин і контактів з офіційними структурами та ЗМІ, що дає можливість отримувати випереджальну інформацію про підготовлювані недружні акції.
Аналіз відкритих і конфіденційних джерел з метою виявлення витоків інформації, забезпечення охорони інтересів підприємства, встановлення та запобігання спробам проникнення до конфіденційних відомостей.
* * *
Метою інформаційно-аналітичного забезпечення управлінських рішень є своєчасне надання інформації належної якості особам, які приймають рішення. Слід зауважити, що сутність інформаційно-аналітичного забезпечення полягає в тому, що керівництво компанії або інші особи, які приймають рішення, повинні своєчасно отримувати необхідну їм інформацію в повному обсязі, при цьому вона має бути достовірною та дає уявлення про зовнішню та внутрішню ситуацію в організації.
Для досягнення мети процесу інформаційно-аналітичного забезпечення управлінських рішень необхідно реалізувати низку завдань:
- Збір, обробка та аналіз інформації про ринкову ситуацію;
- прогнозування ринкових тенденцій;
- Вивчення конкурентної ситуації, методів конкурентної боротьби та цілей конкурентів;
- Дослідження партнерів та клієнтів, їх цілей та характеристик;
- Моніторинг всіх підрозділів та систем організації;
- Аудит та забезпечення безпеки внутрішньої інформації компанії;
- Розробка рекомендацій та аналітичних звітів для керівництва компанії та інших осіб, які приймають рішення.
Зазвичай виділяють три рівні інформаційно-аналітичної діяльності: інформаційно-технологічний, інформаційний та аналітичний.
Інформаційно-технологічне забезпечення має на увазі не так наявність комп'ютерів, мереж і засобів зв'язку, скільки продумане програмне середовище, що дозволяє накопичувати, обробляти і шукати необхідну інформацію в автоматизованому режимі.
Аналітична служба необхідна там, де є значні інформаційні потоки, які потребують обробки. Інформація має бути лише та, яка надалі використовується для аналізу. Перевагу слід віддавати власним баз даних, створюваним під вирішення конкретних завдань.
